Аудит та інвентаризація наборів даних, якими розпоряджається міська рада

14.11.2018

У прагненні до відкритості та прозорості в липні-жовтні 2018 року відбувся комплексний аудит даних Хмельницької міської ради.

Аудит складався з таких етапів:

Дослідження інформаційних ресурсів, сервісів Хмельницької міської ради в мережі інтернет та консультації для комунальних підприємств - серпень 2018 року;
Віддалений аудит - вересень 2018 року ;
Контактний аудит в управліннях - липень-серпень 2018 року;
Опрацювання результатів - жовтень 2018 року;
Підготовка рекомендацій - жовтень 2018 року.

Під час віддаленого аудиту розпорядникам було надіслано дві таблиці для заповнення. Відповіді виявились неповні. Метою віддаленого аудиту було оцінити спроможність розпорядників описати набори даних, що були у них в наявності та стан впровадження політики відкритих даних.

На цьому етапі також враховувались результати анкетування щодо переліку пріоритетних відкритих даних, яке проходило з 31 травня по 15 червня 2018 року, де було визначено пріоритетні набори даних для громадян.

Аудит даних було проведено в наступних структурних підрозділах:

Виконавчий комітет
Управління праці та соціального захисту населення
Департамент освіти та науки
Управління культури і туризму
Управління охорони здоров'я
Управління молоді та спорту
Управління екології та контролю за благоустроєм
Управління житлово-комунального господарства
Управління комунального майна
Відділ внутрішнього контролю (дані комунальних підприємств)

В Хмельницькій міській раді здійснено ряд важливих заходів для впровадження відкритих даних:

Прийнято базову нормативно-правову документацію;
Створено робочу групу з впровадження системи відкритих даних міста Хмельницького;
Створено тематичний розділ "Відкриті дані" на сторінках більшості розпорядників;
Розроблено проект змін до посадових інструкції відповідальних осіб структурних підрозділів та комунальних підприємств міської ради;
Проведено роботу з розпорядниками щодо виконання Постанови КМУ №835, використання програмного забезпечення з відкритим кодом;
Організовано навчання та консультації для розпорядників та ін.

Хмельницька міська рада в своїй політиці щодо відкритих даних керується наступними нормативними документами:

Розпорядження міського голови від 05.01.2018 №7-р «Про затвердження заходів щодо забезпечення розміщення наборів даних Хмельницької міської ради та її виконавчих органів, комунальних підприємств, установ, організацій які підлягають оприлюдненню у формі відкритих даних в мережі інтернет»;
Рішення міської ради від 11.04.2018 №20 «Про затвердження Положення про відкриті дані Хмельницької міської ради»;
Розпорядження міського голови від 21.08.2018 №214-р «Про створення робочої групи з впровадження системи відкритих даних міста Хмельницького»;
Дорожньою картою затвердженою рішенням робочої групи з впровадження системи відкритих даних міста Хмельницького протокол №2 від 19 грудня 2017 року

Переліки наборів даних, які підлягають оприлюдненню у форматі відкритих даних були сформовані розпорядниками у грудні 2017 року у відповідь на доручення голови робочої групи із впровадження системи відкритих даних, керуючого справами виконавчого комітету міської ради Сабій Ю.С. відповіді розпорядників продемонстрували бажання, оприлюднити досить значний обсяг інформації, проте брак експертизи, щодо форматів даних, структури, механізмів контролю за оприлюдненням даних не дозволив зробити це відповідно до вимог Постанови КМУ № 835.

Як результат, були прийняті «Заходи щодо забезпечення розміщення наборів даних Хмельницької міської ради та її виконавчих органів, комунальних підприємств і установ, які підлягають оприлюдненню у формі відкритих даних в мережі інтернет, на 2018 рік» (додаток 1 до розпорядження міського голови від 05.01.2018 року № 7-р.) де було визначено, окрім іншого:

Розробити Положення про оприлюднення публічної інформації у форматі відкритих даних, а також зміни до внутрішніх документів щодо діловодства та посадових інструкцій;
Провести навчання для осіб відповідальних за розміщення наборів даних;
Скласти перелік пріоритетних до оприлюднення наборів даних.

Наступним кроком, стало рішення міської ради від 11.04.2018 №20 «Про затвердження Положення про відкриті дані Хмельницької міської ради», де було вирішено Хмельницькому міському комунальному підприємству «Хмельницькінфоцентр» створити веб-портал відкритих даних Хмельницької міської ради.

Далі, розпорядженням міського голови від 21.08.2018 №214-р «Про створення робочої групи з впровадження системи відкритих даних міста Хмельницького», було створено робочу групу з впровадження системи відкритих даних міста Хмельницького.

Варто також зазначити, що у стратегічному документі «План дій з реалізації Стратегії розвитку міста Хмельницького на 2017-2020 роки», передбачено впровадження системи відкритих даних (Open Data).

З огляду на вищезазначене, рекомендуємо:

Розробити та впровадити загальну політику з розвитку відкритих даних в місті та узгоджувати інші нормативно-правові документи з її положеннями. Політика включатиме в себе принципи роботи розпорядників щодо відкритих даних, особливості впровадження програмного забезпечення, дотримання стандартів відкритих даних та захисту персональних даних;
Призначити і визначити повноваження та механізми контролю за реалізацією політики відкритих даних відповідальної особи або структурного підрозділу (Chief data officer);
Оновити посадові інструкції для відповідальних за оприлюднення наборів осіб;
Затвердити перелік пріоритетних даних для оприлюднення;
Забезпечити сталу роботу рбочої групи з розвитку відкритих даних в місті;
Втілити План дій (дорожню карту) з розвитку відкритих даних та визначити відповідальних та терміни реалізації завдань;
Передбачити фінансування заходів щодо реалізації політики відкритих даних в профільних програмах міської ради;
Передбачити обов'язковість надання та оприлюднення всієї інформації, даних, проектів, які збираються, обробляються, а також які замовляються за бюджетні кошти, у форматі відкритих даних;
Налагодити механізми внутрішньої комунікації в розпорядників.

Міська рада, станом на жовтень 2018 року, не виконує вимогу Постанови КМУ №835 щодо оприлюднення даних на Єдиному державному веб-порталі відкритих даних. Ця ситуація повинна змінитись в кращу сторону із запуском нового державного порталу data.gov.ua, що відбувся в серпні 2018 року. Розпорядники не зареєстровані на порталі, проте готуються внутрішні правила щодо роботи з державним та міським порталами.

В лютому-квітні 2018 року, тренером Національної мережі тренерів з відкритих даних Андрієм Гнапом в рамках реалізації проекту "Прозорість та підзвітність в державному управлінні та послугах" було проведено 9 заходів для структурних підрозділів, комунальних підприємств міської ради. Комунальне підприємство «Хмельницькінфоцентр» регулярно надає консультації щодо оприлюднення наборів відкритих даних, заступник директора підприємства Валентина Андріїшина є учасницею програми лідерів з відкритих даних Open Data Leaders Network. Можна стверджувати про наявність в місті експертного потенціалу щодо навчання та консультування розпорядників в питаннях відкритих даних. Задля підвищення фахового рівня розпорядників міській раді варто розглянути питання:

визначити потреби розпорядників щодо роботи з даними, управління даних;
на основі потреб розробити концепцію та графік проведення навчальних заходів;
забезпечити постійне підвищення рівня кваліфікації відповідальних осіб;
ініціювати включення курсу "Відкриті дані" в програму підвищення кваліфікації працівників органів місцевого самоврядування
провести поглиблені навчання відповідальних за оприлюднення наборів даних розпорядників (щодо структури, форматів, метаданих тощо);
забезпечити відповідальних осіб методичними матеріалами та підтримкою щодо реалізації політики відкритих даних.

В ключі комунікацій із користувачами даних, міській раді можна порекомендувати наступне:

проводити зустрічі, обговорення з зацікавленими сторонами щодо етапів реалізації політики відкритих даних, оприлюднення нових наборів даних, перевірки якості оприлюднених наборів даних;
відслідковувати активність громадян і юридичних осіб щодо запитів на інформацію та звернень, статистику переглядів та завантажень наборів з офіційного веб-сайту міської ради та сайтів управлінь, для визначення пріоритетної інформації;
стимулювати громадський моніторинг та оцінку якості оприлюднених даних;
популяризувати оприлюднені дані шляхом проведення презентацій, зустрічей з користувачами. Презентація відкритих реєстрів 6 вересня 2018 була гарним прикладом цього підходу;
залучати користувачів до формування нових наборів даних, їх структури;
проводити консультації з користувачами щодо Переліку наборів для оприлюднення, Положення про відкриті дані та інших нормативно-правових документів, спрямованих на розвиток відкритих даних;
налагодити співробітництво з вищими навчальними закладами, громадськими організаціями, ІТ та бізнес-середовищем, які зацікавлені в роботі з даними і мають потенціал для допомоги місту в реалізації політики відкритих даних та використовують дані;
організувати заходи для стимулювання використання даних (хакатони, дататони тощо);
ініціювати оприлюднення даних іншими розпорядниками, бізнесом, науковим та громадським сектором.